CONDITIONS GÉNÉRALES

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Nos conditions générales

ATTENTION!
Si vous ne comprenez pas l’une des conditions stipulées, veuillez consulter un conseiller ClasseTrotteur ou la personne de votre choix afin de clarifier vos doutes avant d’effectuer votre réservation. Le fait de réserver confirme que vous avez compris et accepté l’ensemble des conditions générales ci-dessous.

IDENTIFICATION ET RÔLE DE L’AGENCE
- Permis et immatriculation

ClasseTrotteur est une marque de commerce de Voyages Traditours Inc. titulaire d’un permis d’agence de voyages délivré par l’Office de la protection du consommateur. Tous les passagers bénéficient de la protection accordée par la Loi sur la protection du consommateur (RLSQ, c. P-40.1) et la Loi sur les agents de voyages (RLSQ, c. A-10). Les forfaits vendus aux résidents du Québec incluent la contribution obligatoire au Fonds d’indemnisation des clients des agents de voyages (FICAV).

Statut de mandataire

ClasseTrotteur agit exclusivement à titre d’intermédiaire et de mandataire entre le client et les différents fournisseurs de prestations touristiques (autocaristes, compagnies aériennes, hôteliers, guides, sites d’activités, etc.). À ce titre, ClasseTrotteur ne possède ni n’exploite directement aucun des véhicules, établissements ou services fournis durant le voyage.

Portée du contrat et acceptation

La réservation d’un voyage ou le versement d’un dépôt confirme la conclusion d’un contrat entre ClasseTrotteur et l’acheteur (ainsi que le parent ou tuteur légal lorsque le participant est mineur). Cette action confirme que le client a lu, compris et accepté sans réserve l’ensemble des présentes conditions générales.

INSCRIPTION ET DÉLAI DE RÉLEXION (24h)

L’inscription devient effective dès la réception de la confirmation d’inscription et du paiement du dépôt initial requis.

Période de grâce (délai de réflexion) : L’acheteur dispose d’un délai de rétractation de vingt-quatre (24) heures consécutives à compter de l’envoi de la confirmation officielle de son inscription pour annuler sa réservation. Durant cette période, l’annulation s’effectue sans frais ni pénalité, et donne droit au remboursement intégral de la totalité des sommes déjà versées.

À l’expiration de ce délai de 24 heures, la réservation est considérée comme définitive et les conditions d’annulation régulières ainsi que les politiques de frais s’appliquent de plein droit.

RÉSERVATION ET CONTRAT DE VOYAGE
- Processus de réservation

Les détails de votre projet de voyage sont présentés dans notre document de proposition. Ce document détaille l’ensemble des produits et services inclus dans votre programme, ainsi que le coût établi en fonction du nombre de passagers payants et d’accompagnateurs sans frais. À la signature de la proposition, nous amorçons la confirmation des réservations de votre forfait et émettons votre facture.

Engagement contractuel et vérification

Un dépôt initial est exigible dès la réception de la facture. La facture, accompagnée de ses documents connexes, constitue votre contrat de voyage. Il relève de la responsabilité du client de vérifier minutieusement l’ensemble des détails (tarifs, dates, services, prestations) afin de s’assurer de leur exactitude. Toute demande de correction doit nous être transmise dans les plus brefs délais. Le paiement du dépôt confirme l’acceptation pleine et entière par le client des termes et détails figurant au contrat.

Prix du voyage

Le coût du voyage est calculé sur la base d’un nombre minimum de passagers payants et d’un nombre maximal d’accompagnateurs sans frais accordés. Le tarif convenu entre l’établissement scolaire (ou le responsable du groupe) et ClasseTrotteur demeure fixe et garanti tant que ces effectifs respectent les seuils établis.

Résiliation

Le client peut annuler sa réservation à tout moment. Toutefois, toute annulation peut entraîner des frais applicables (se référer à la section Annulation pour en connaître les modalités).

MODALITÉS DE PAIEMENT ET ÉCHÉANCIER
- Premier versement (dépôt) : Exigible dans les 30 jours suivant la réservation. Il doit inclure le montant de l’assurance voyage, le cas échéant.
- Versements intermédiaires

Selon la destination et le tarif du voyage, des versements intermédiaires peuvent être requis. Voici un exemple de calendrier de paiement :

Versement 1 : au moment de l’inscription
Versement 2 : 60 jours après la fin de la période d’inscription
Versement 3 sur 3 : 60 jours avant le départ
Versement 3 sur 4 : 150 jours avant le départ
Versement 4 sur 4 : 60 jours avant le départ
- Dernier versement : Dû au plus tard 60 jours avant la date de départ.
- Politique de remboursement : Le dépôt est non remboursable et non transférable, sauf en cas d’annulation du voyage par l’organisateur (des frais prévus au contrat s’appliquent alors ; voir la section Annulation de groupe). Le responsable du groupe s’engage à en aviser les participants et à faire preuve de solidarité envers l’agence.
- Retard de paiement : Tout retard dans les versements peut affecter la disponibilité des prestations prévues. Si des ajustements ou remplacements de services s’avèrent nécessaires, le tarif par passager payant pourrait être révisé à la hausse ou à la baisse.

POLITIQUE DE REMPLACEMENT DE PARTICIPANT
- Voyages en autocar : Le remplacement d’un élève par un autre du même établissement est autorisé jusqu’à 14 jours avant le départ.
- Voyages en avion : Toute modification de nom dépend strictement des politiques de la compagnie aérienne. Les frais de modification imposés par le transporteur, en sus des frais administratifs applicables, seront entièrement facturés au client. Aucun remplacement n’est garanti à moins de 30 jours du départ.

CONDITIONS D’ANNULATION ET BARÈME DE FRAIS

Toute annulation individuelle ou de groupe doit être signifiée à ClasseTrotteur par écrit.

Annulation individuelle pour les VOYAGES SANS TRANSPORT AÉRIEN *:

L’annulation individuelle est permise jusqu’au moment du départ, sous réserve des conditions applicables. Le premier versement (dépôt initial) est non remboursable en tout temps une fois le délai de grâce de 24 heures écoulé. De plus, les primes d’assurance ainsi que les montants déboursés pour les spectacles, pièces de théâtre ou événements sportifs professionnels ne sont aucunement remboursables. Enfin, le dépôt d’un participant qui annule son voyage ne peut être transféré à une personne prenant sa place.

Entre 45 et 30 jours du départ : La pénalité d’annulation sera de 50% du coût du voyage plus les frais non-remboursables*;
À 29 jours et moins du départ, aucun remboursement des sommes payées;
Le paiement des frais d’annulation ne garantit pas le maintien du tarif du voyage pour les autres passagers;
Si le nombre de passagers payants final est inférieur au nombre sur lequel est basé le tarif, le prix sera révisé à la hausse selon l’échelle déterminée dans le contrat.
- Annulation individuelle pour les VOYAGES AVEC TRANSPORT AÉRIEN *:

Entre 119 et 61 jours du départ : La pénalité d’annulation sera de 50% du coût du voyage plus les frais non-remboursables*;
À 60 jours et moins du départ, aucun remboursement des sommes payées;
Le paiement des frais d’annulation ne garantit pas le maintien du tarif du voyage pour les autres passagers;
Si le nombre de passagers payants final est inférieur au nombre sur lequel est basé le tarif, le prix sera révisé à la hausse selon l’échelle déterminée dans le contrat.

* Si le client fait l’achat de produits qui ne sont pas remboursables par le fournisseur (exemple des billets de baseball professionnel), ClasseTrotteur vous avisera au moment de l’achat que ces sommes ne sont pas remboursables en tout temps. Ces montants s’ajoutent alors aux frais d’annulation prévus à l’entente.

Annulation de groupe pour les VOYAGES SANS TRANSPORT AÉRIEN *:

Toute annulation d’un forfait peut entraîner des frais. En tout temps, les frais de service ainsi que les primes d’assurance demeurent non remboursables. En cas d’annulation, les conditions suivantes s’appliquent :

60 jours et plus avant le départ : Remboursement des montants versés, moins les frais de service et l’assurance*;
De 59 à 46 jours avant le départ : Remboursement de 50 % du coût total du forfait, moins les frais de service;
45 jours et moins avant le départ : Aucun remboursement;
Après le départ : Aucun remboursement.
- Annulation de groupe pour les VOYAGES AVEC TRANSPORT AÉRIEN

Premier versement (dépôt) non remboursable en tout temps;
De 150 à 91 jours avant le départ : Remboursement de 50 % du coût total du forfait, moins les frais de service*;
90 jours et moins avant le départ : Aucun remboursement;
Après le départ : Aucun remboursement.

* Si le client fait l’achat de produits qui ne sont pas remboursable par le fournisseur (exemple des billets de baseball professionnel), ClasseTrotteur vous avisera au moment de l’achat que ces sommes ne sont pas remboursables en tout temps. Ces montants s’ajoutent alors aux frais d’annulation prévus à l’entente.

Épidémie, pandémie et fermeture des frontières canadiennes

Si un voyage doit être annulé en raison d’une pandémie déclarée par l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) et/ou de la fermeture des frontières empêchant la tenue du séjour, ClasseTrotteur procédera à l’annulation complète du voyage sur réception d’une demande écrite en ce sens de la part des organisateurs du groupe. L’ensemble des sommes versées par les participants inscrits sera remboursé, à l’exception des frais suivants :

Voyage en autocar :
90 à 61 jours avant le départ : frais de services de 25$ par participant payant;
60 jours avant le départ : frais de services de 50$ par participant payant.
Voyage avec transport aérien :
90 à 61 jours avant le départ : frais de services de 100$ par participant payant;
60 jours avant le départ : frais de services de 150$ par participant payant.

Sont exclus les participants ayant déjà annulé leur voyage à titre individuel pour tout autre motif que ceux mentionnés ci-dessus.

DOCUMENTS DE VOYAGE, PASSEPORTS ET FORMALITÉS

Il est de la seule responsabilité du voyageur (ou de son tuteur) de se procurer, à ses frais, tous les documents d’identité requis selon la destination (passeport valide, visa, autorisation parentale, etc.).

L’accès à bord d’un transporteur ou l’entrée dans un pays peut être refusé à tout voyageur ne possédant pas les documents conformes, sans qu’aucun remboursement ou dédommagement ne puisse être réclamé à l’agence.

Changement et/ou correction de nom et/ou de destination

Pour tout voyage incluant un vol, il relève de la responsabilité exclusive du voyageur de fournir, dès la réservation, le prénom et le nom exactement tels qu’ils apparaissent sur le passeport valide de chaque participant.

Toute erreur ou omission peut entraîner un refus d’embarquement de la part de la compagnie aérienne. En cas de correction de nom, de modification de prénom ou de changement de destination, des frais administratifs ainsi que des pénalités imposées par les transporteurs aériens s’appliqueront. Les billets d’avion sont strictement nominatifs et non transférables.

Assurance-voyage
Nous estimons essentiel que tous les participants à votre voyage soient adéquatement assurés afin de les protéger contre les imprévus et désagréments. En vous proposant des couvertures d’assurance, ClasseTrotteur agit à titre de distributeur au sens de la Loi sur la distribution de produits et services financiers (RLSQ, c. D-9.2). Nous offrons des assurances médicales, des assurances annulation ainsi que des protections globales. N’hésitez pas à vous informer auprès de votre conseiller pour connaître les détails et les tarifs. Le cas échéant, les réclamations doivent être présentées directement par les assurés auprès de l’assureur et demeurent soumises aux conditions et politiques de ce dernier.

SANTÉ, ALLERGIES ET BESOINS PARTICULIERS

Afin d’assurer la sécurité, le bien-être et l’encadrement adéquat de tous les participants, le participant (ou son représentant légal) doit déclarer lors de l’inscription toute condition médicale préexistante, handicap, limitation physique, trouble de santé mentale, allergie sévère ou besoin particulier pouvant nécessiter une attention ou un réaménagement durant le voyage. ClasseTrotteur s’engage à transmettre ces informations aux différents prestataires (hébergeurs, restaurateurs, transporteurs). Toutefois, l’agence ne peut garantir une adaptation absolue de l’ensemble des sites visités ni l’absence totale de contamination croisée lors des repas.

RESPONSABILITÉS DU VOYAGEUR

Tout participant s’engage à respecter les consignes de sécurité, les règles de l’établissement scolaire et les lois en vigueur.

En cas de comportement préjudiciable, d’acte illégal ou de non-respect flagrant des consignes mettant en danger la sécurité ou le bon déroulement du voyage, les responsables accompagnateurs se réservent le droit d’expulser le participant. En cas d’expulsion d’un mineur, les frais de retour anticipé (ainsi que les frais de transport de l’accompagnateur requis, le cas échéant) seront entièrement à la charge des parents ou tuteurs légaux, sans aucun remboursement des prestations non consommées.

De plus, les voyageurs ont la responsabilité d’être suffisamment autonomes et en bonne santé pour entreprendre leur séjour. Il leur incombe également de prévoir une quantité suffisante de leurs médicaments habituels et de les conserver avec eux en tout temps (dans leur sac de jour ou bagage à main).

MODIFICATION D’ITINÉRAIRE, HAUSSE DE PRIX (7 %) ET FORCE MAJEURE
- Visites et excursions

ClasseTrotteur se réserve le droit de modifier votre itinéraire selon les disponibilités au moment de la réservation.

Service non-utilisé
Aucun remboursement ne sera fait pour tout service non-utilisé pendant le voyage.
Prix et révision tarifaire

À moins d’indication contraire, tous les prix sont établis en dollars canadiens et par personne. Ils sont calculés selon les conditions économiques en vigueur lors de la publication du programme, en tenant compte :

Du coût du transport (notamment le coût du carburant) ;
Des redevances et taxes afférentes aux prestations offertes ;
Des taxes d’aéroport ;
Du taux de change des devises applicables.

Conformément à la réglementation en vigueur, la modification du prix n’est permise qu’en cas de surcharge de carburant imposée par un transporteur ou de variation significative du taux de change.

Jusqu’à trente (30) jours avant la date de départ, le prix du séjour peut être révisé à la hausse en raison de fluctuations importantes de ces facteurs. Si l’augmentation dépasse 7 % du prix du séjour (excluant la TPS et la TVQ), le client aura le choix entre :

a) résilier sa réservation et obtenir le remboursement intégral et sans pénalité des sommes versées ;
b) accepter le nouveau prix du séjour.

Aucune majoration de prix ne pourra être appliquée dans les trente (30) jours précédant le départ. Tous nos prix incluent la contribution obligatoire au Fonds d’indemnisation des clients des agents de voyages (FICAV).

Force majeure

L’agence ne peut être tenue responsable des annulations, retards ou modifications d’itinéraire causés par des évènements de force majeure (intempéries majeures, catastrophes naturelles, épidémies, grèves, décisions gouvernementales, etc.).

LIMITATION DE RESPONSABILITÉ ET RÉCLAMATIONS (DÉLAI DE 14 JOURS)

L’agence agit comme intermédiaire et ne peut être tenue responsable des omissions, erreurs ou négligences causées par des prestataires tiers (compagnies aériennes, hôteliers, autocaristes).

Délai de réclamation : Toute réclamation concernant le déroulement d’un voyage doit être adressée par écrit à l’agence dans un délai maximal de 14 jours suivant la date de retour du voyage. Passé ce délai, aucune réclamation ne sera prise en considération.

DROIT À L’IMAGE ET CONFIDENTIALITÉ
- Confidentialité

ClasseTrotteur respecte la protection des renseignements personnels transmis lors de l’inscription et ne les communique qu’aux seuls fournisseurs requis pour l’exécution du voyage.

Droit à l’image et utilisation de contenus

Sauf avis contraire signifié par écrit lors de l’inscription, le participant (ou le titulaire de l’autorité parentale / tuteur légal) autorise ClasseTrotteur à utiliser à des fins promotionnelles et informatives les photos ou vidéos prises durant le séjour. Ces contenus pourront être diffusés sur les supports de l’agence (brochures, site Web, réseaux sociaux professionnels), à titre gracieux, à perpétuité et sans restriction géographique.

LOGISTIQUE, HÉBERGEMENT ET SERVICES À DESTINATION
- Vols et horaires

Les horaires des compagnies aériennes sont donnés à titre indicatif seulement et sont sujets à changement sans préavis. ClasseTrotteur ne peut être tenu responsable pour tout retard, modification ou annulation de vol.

Il est de votre responsabilité de vérifier les horaires de vols vingt-quatre (24) heures avant votre départ et votre retour, et de vous présenter à l’aéroport dans le temps requis. De plus, les places dans l’avion sont assignées à l’aéroport, par l’agent au comptoir de la compagnie aérienne et ClasseTrotteur n’en a aucun contrôle.

Hébergement
Sauf indication contraire, les chambres sont pourvues de deux lits doubles avec salle de bain privée. Les élèves sont logés à raison de quatre par chambre et les adultes accompagnateurs à raison de deux par chambre (des variations peuvent s’appliquer selon la destination). Le client reconnaît que la prise de possession des chambres s’effectue généralement à partir de 15 h et que la libération doit se faire avant 12 h (midi).

ClasseTrotteur ne peut garantir les demandes particulières (étages regroupés, vue spécifique, chambres contiguës), l’attribution finale des chambres relevant de la responsabilité exclusive des hôteliers. L’agence déploiera toutefois les efforts raisonnables auprès de l’établissement pour faire respecter les préférences exprimées. Pour faciliter ce traitement, la liste finale de répartition des chambres doit être transmise au moins 60 jours avant le départ.

Bagages
ClasseTrotteur et ses représentants n’assument aucune responsabilité en cas de perte, de vol, de détérioration ou de retard concernant les bagages et effets personnels des voyageurs, ces derniers demeurant sous leur entière responsabilité en tout temps. Pour les déplacements comportant un transport aérien, la souscription d’une assurance bagages est fortement recommandée. De plus, ClasseTrotteur décline toute responsabilité quant aux frais liés aux excédents de poids ou de dimensions de bagages. Il incombe au voyageur de vérifier les politiques et franchises de bagages en vigueur auprès de la compagnie aérienne avant le départ.
Pourboires

À moins d’une entente contraire dans le contrat, les pourboires aux guides et aux chauffeurs ne sont pas inclus.

RESPONSABILITÉS ET LOIS APPLICABLES
- Limite de responsabilités

Le passager renonce à l’avance à toute réclamation contre ClasseTrotteur pour toute blessure, perte ou dommage pour quelque motif que ce soit, causé par toute personne qui sera appelée à rendre les services ou à fournir de l’hébergement pendant tout le voyage tant au Québec qu’au Canada et à l’étranger.

ClasseTrotteur se réserve le droit d’annuler, de changer ou de modifier toute partie du voyage. ClasseTrotteur ne peut être tenu responsable des réclamations, pertes, dommages, frais, retards ou perte d’agrément résultant d’un cas de force majeure échappant à son contrôle (conflit de travail, grève, troubles sociaux, actes terroristes, conflit, blocus, quarantaine, mauvaises conditions météorologiques, catastrophes naturelles, bris mécanique, contraintes gouvernementales) ou de tout autre cas fortuit échappant à la fois au contrôle de ClasseTrotteur et de ses fournisseurs. ClasseTrotteur fera tout en son pouvoir pour offrir des services équivalents. Les passagers n’auront droit à aucune réclamation et/ou aucun dédommagement pour perte, dommage ou blessure physique ou mentale, résultant de ces changements. Toutes ces pertes ou frais devront être pris en charge par les voyageurs. Le passager ne peut, sauf accord préalable avec l’organisateur, modifier le déroulement de son voyage. Les frais de modification non-autorisés resteront entièrement à sa charge sans qu’il puisse obtenir le remboursement des prestations, des services ou de l’hébergement dont il n’aurait pas bénéficié du fait de ces modifications.

Interprétation et juridiction

Le présent contrat et toutes les clauses qu’il contient ainsi que tout litige qui pourrait survenir entre les parties à quelque égard qui soit, seront régis et interprétés suivant les lois applicables au Québec; les parties choisissent le district de Montréal comme forum ayant juridiction pour le règlement de tout litige pouvant survenir entre elles.

Les dispositions du présent contrat se lisent les unes avec les autres. L’annulation de l’une ou quelconque des clauses stipulées au présent contrat n’aura pas pour effet d’annuler ou d’invalider la présente convention intitulée Conditions générales.

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